Nowoczesne technologie w znaczny sposób usprawniają pracę instytucji publicznych. Elektroniczny Obieg Dokumentów znacznie usprawnia pracę nad dokumentami. Rozbudowane systemy EDI
1 posiadają wiele przydatnych funkcji, takich jak na przykład monitorowanie stopnia zaawansowania pracy nad konkretnymi sprawami. Dzięki EDI łatwe staje się również przeglądanie historii zmian jakie zaszły w konkretnych formularzach. Taka elektroniczna wymiana danych przyczynia się również do znacznego usprawnienia przepływu informacji wewnątrz urzędów. Dzięki temu rozwiązaniu nie ma kolejek a przesłanie każdego dokumentu zajmuje dosłownie kilka sekund. Prostsza staje się również rejestracja dokumentów. Trzeba tylko wprowadzić dane a następnie skierować dokument pod właściwy adres. Czasem zdarza się, że stosowane są narzędzia które wprowadzanie danych pozostawiają maszynom. Rozwiązania takie jak ICR lub OCR są w stanie wprowadzać informacje bez udziału człowieka. Zdecydowanie prostsza jest również archiwizacja dokumentów dlatego, że są one przetworzone w postać elektroniczną czyli ciąg bitów które da się łatwo zapisać na dysku. Wszystkie te procesy odbywają się według międzynarodowych standardów, takich jak EDIFACT , dzięki czemu wszystkie przesyłane informacje są w pełni bezpieczne. Standardy te zostały opracowane w toku wieloletnich doświadczeń i eksperymentów. Podczas opracowywania tego rozwiązania systematycznie eliminowano kolejne zagrożenia i eliminowano nieskuteczne sposoby ochrony danych. Dzięki temu, informacje przesyłane w sposób zgodny ze standardem EDIFACT są w pełni bezpieczne a obieg dokumentów działa bardzo płynnie.